Los escenarios económicos en donde operan las empresas se caracterizan por ser pro activos cambiantes, retadores, con grandes oportunidades y en donde sale adelante aquellas empresas que se han preparado para ello, que cuentan con un buen recurso humano, ejecutivos capacitados, capaces de actuar en estas características.
A todo ello agrego que vivimos en un cambio de época y no una época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, esternalizan de funciones medio hacia proveedores externos estructuras y redes el paso de mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco propicio para “hacer carrera laboral”, en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio.
En este contexto el trabajo tradicional pasa a construir pieza de museo y surge una nueva actividad, la de una secretaria, asistente Emprendedora, una profesión de apoyo a la gestión.La gerencia ante esta realidad de los cambios, grandes retos que hoy se dan en los escenarios, mas en uno turbulento, agresivo, riesgo incierto, debe contar con la colaboración de una secretaria ejecutiva, pro activa, que permite transitar exitosamente en este proceso se hace necesario cada vez más, adquirir nuevos conocimientos en un mundo en el que se maneja mucha información.
Definitiva mente la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe cortar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol pro activamente cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas poder cumplir estas con su misión, desempeñares, adecuada mente en los nuevos escenarios que el presente exige.Muy valido cuando se comenta que se tenga presente que la secretaria ejecutiva, es el brazo derecho del gerente pudiéndole sustituir en varios casos, incluso cuando este viaja lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que lo asuntos importante reciban la atención necesaria para reducir al mínimo el vació ocasionado por la ausencia del jefe.Es necesario contar con conocimientos básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos, a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos que la telemática presenta en función de un desempeño exitoso en el ejercicio fundamental de la secretaria..jpg)
largo plazo las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años 90, cuando las tecnologías de información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión secretarial.
Es válido cuando se indica que una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrolla o pueden desarrollar sus jefes.Es decir, en general se ocupa de:
Organizar, y en ciertos casos asistir a reuniones.
Establecer buenos contactos telefónicos.
Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.
Planificar su tiempo y el de su jefe.
Preparar y tratar la información adecuada mente.
Concertar, acoger y atender a las visitas.
Preparar presentaciones de productos o servicios.
Organizar los viajes de negocio.
Resumiendo, se nos indica debe saber trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relacione personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.Muy importante , que una secretaria que centre su futuro en sus capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio d época que se está verificando sino mas bien estará preparándose solo para sobrevivir. Quienes sepan que solo el cambio de uno mismo podrá asegurar un éxito, serán las secretarias del siglo xxl
LLEGAMOS A LO MODERNO !!!!!.............
OBSERVEMOS
COMO DEBE SER UNA SECRETARIA
Esta posición tiene más oportunidades para su iniciativa y tareas que no encuentre en la rutina diaria.
La secretaria no espera que el jefe le diga lo que tiene que hacer debe saber los datos que el jefe necesita y tenerlos a mano. Al habla r por teléfono debe ser gentil y recordar que está representando a su jefe y que desea que a todas las trate con la misma cortesía acostumbrada por él. Al tomar el auricular debe dar a conocer el nombre o razón social del negocio.
La secretaria por el puesto que ocupa oye y conoce muchos asuntos relacionados con el negocio, debe ser discreta y no confiarlos a absolutamente a nadie ni siquiera a sus familiares, en caso de hacerlo faltaría al sigilo de perder la confianza y se pierde la confianza perderá el puesto.
Por ejemplo: Austero Sucursal Uno habla la secretaria de gerencia en que puedo servirle, en esta forma hay claro entendimiento, de la persona de quien se trata y así debe evitarse la incertidumbre de pérdida de tiempo, debe asegurar toda clase de papeles, donde no estén a mano ni vista de los ojos indiscretos del público debe saber que un pequeño descuido ocasiona la perdida de cualquier negocio.
Cuando hable por teléfono agalo muy breve y claro debe evitar conversaciones con amigos esto es molesto para el jefe.
Vigilar que la oficina del jefe este siempre ordena da lo mejor posible los papeles en sus respectivos lugares, el computador debe estar desocupado. Estos detalles pronto son observados por su jefe aunque él no lo demuestre. La correspondencia debe estar limpia para que su trabajo sea el mejor presentado en la oficina.
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ORACION DE LA SECRETARIA
Solo por hoy oh dios mío, concédeme el don de la valentía para que pueda andar libre y tranquila por las sendas de la vida haciendo mi trabajo cada día más fructífero y con más ánimo.
Concédeme el don de la sonrisa apara que pueda sonreír y ver el aspecto alegre y favorable de la vida, y pueda ayudar a mis semejantes a verlo también.
Concédeme el don de la armonía, para que pueda vivir en la amistad y buena correspondencia con los demás, y pueda tratarlos como quisiera que me trataran a mí.
Concédeme el don de la lealtad, para que pueda vivir conforme a la fe más grande que mi corazón conoce y así pueda honrarte y glorificarte con tus actos.
Concédeme el don de la paciencia; para que pueda tolerar las faltas de los demás para que ellos en cambio toleren las mías.
Concédeme el convencimiento de que el amor es el “cumplimiento de la ley del maestro: amaras a tu prójimo como a ti mismo”.
Solo por hoy, oh dios mío, concédeme el don de la fe para saber que todas estas cosas que te he pedido me serán concedidas en los días por venir y siempre.
Así sea
PROGRAMA DE LA SECRETARIA
1. Entrada puntual.
2. Preparación del trabajo del día, consulta de fichero o memorando donde anoto lo concerniente a la presente jornada.
3. Lectura del correo y de los servicios de prensa si el jefe está interesado en ellos.
4. Organización de las tareas que pertenecen a sus auxiliares antes de la llegada del jefe.
5. La secretaria estará dispuesta a atender la llegada del director. Con el tratara los asuntos relacionados a la jornada más otros nuevos e interesantes que el jefe traerá consigo.
6. No olvidar que el jefe esta en el despacho por lo tanto permanecerá atenta a un nuevo llamado de él.
7. Atender debidamente el teléfono y las visitas que sucederán sin duda a media mañana.
8. Cuando el jefe no la necesite, digitara algunas cartas o hará que el subalterno se ocupe de ello.
9. Por la tarde repasará el plan de trabajo si se ha desarrollado conforme a lo previsto.
10. Tal vez el director quiera repasar de nuevo los asuntos programados para el día o dicte algunas cartas
11. La calma de la tarde será excelente para archivar y buscar algunos documentos enlazados a otros temas por resolver.
Programa escrito para las labores del día siguiente
NORMAS DE CORTESÍA
Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de familiares, vecinos, compañeros y la humanidad en general.
Saludar y responder el saludo
Reconocer y respetar los derechos de los demás.
Identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes.
Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia.
Comportarse con caballerosidad o femineidad en todo momento.
NORMAS DE ETIQUETA PARA LA MESA
En algunas ocasiones se realiza eventos empresariales en los cuales se comparte la mesa con compañeros y directivos; sin que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se presenta algunas recomendaciones
Cuando inviten a pasar la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperar el lugar que debe ocuparse.
No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de casa no lo haga o lo indique explícitamente.
Adoptar una posición erguida.
No apoyar los codos en la mesa estos deben estar a los costados del cuerpo.
El borde de la mesa debe coincidir con el punto que corresponde a la mitad del antebrazo.
Empezar a comer cuando hayan servido a todos los comensales.
No elevar los codos, cuando se utilizan los cubiertos.
No hablar con la boca llena.
No llevar la boca a los alimentos no hay que acercar la cabeza al plato, si no que el cubierto lleva el alimento a ala boca.
No tomar un trago de agua, vino o cualquier bebida con la boca llena.
No utilizar demasiado la servilleta mantenerla sobre las piernas.
No limpiar cubiertos, copas o vasos con la servilleta. Si hace falta, pedir que lo cambien
No empuñar los cubiertos; sostener los con naturaleza.
No hacer ruidos con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar ni al beber del vaso o tomar la sopa.
No gesticular; jugar o accionar con los cubiertos en la mano.
No mirar el contenido de las bandejas cuando llegue a la mesa. Devorar los alimentos con la vista es de pésimo gusto y mala educación
En bufé, no servir grandes cantidades de comida hasta colmar el plato.
No tomar con la cuchara o el tenedor grandes porciones de alimento, se corre el riesgo de derramar sobre el plato o salpicar a alguien.
No tomar el cuchillo como una pluma de escribir.
No apoyar el dedo índice sobre el lamo de la hoja del cuchillo.
No comer con la boca abierta.
No tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento.
No partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, legumbres, macarrones, espaguetis, canelones, frutas… esto se hace con el tenedor.
No dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer, ni para descansar entre bocado y bocado.
No tocar el plato con las manos solo el de la sopa puede inclinarse hacia el interior de la mesa.
No comer el pan a mordiscos, partirse en pequeños pedazos cada vez, la galletas y tostadas si se puede morder pero en pequeños bocados, no sostener el pan con el tenedor.
No tratar de subdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas.
No levantar el dedo índice o el meñique, al manejar los cubiertos o llevar un vaso, taza o copa a los labios, resulta muy cursi.
No poner las manos encima del plato para impedir que repita alguna porción o alimento.
No rechazar alguna comida aduciendo problemas de salud. El invitado educado come lo que le sirvan aunque no le guste.
No iniciar conversaciones sobre temas desagradables.
Evitar temas relacionados con problemas de salud
No usar palillos
No retocarse en la mesa
NORMAS DE ETIQUETA PARA EL RESTAURANTE
si la comida no corresponde con lo pedido, esta fría o si no es del agrado, devolverla con discreción y cultura.
Si se derrama algo, no limpiar la mesa solicitar al camarero que lo haga, mientras el llega utilizar una servilleta Si se cae el cubierto al suelo, no recogerlo, esto lo hace el camarero.Si en la mesa ha sucedido un desastre porque algo se rego, debe pasar a otra mesa, pero no llevar los platos ni la copa esto lo hace el camarero.
Actualmente una mujer puede invitar a un caballero a un restaurante, en este caso ella si sugiere la comida, pero siempre pide a su invitado que escoja las bebidas. A la hora de pagar, ella pide la cuenta y paga, si lo prefiere puede levantarse para pagar la cuenta en privado.
Ante todo feminidad.
- El arte y conocimiento de las relaciones humanas. Responsabilidad.
- Honestidad e integridad.
- Espíritu de superación constante.
- Iniciativa y sentido común.
- Dinamismo.
- Buen juicio e inteligencia.
- Una gran fuerza de voluntad.
- Sentido del humor.
- Una excelente y permanente presentación personal.
- Ética profesional intachable
